Hoe binnen Hagemeier Bewind & Mentorschap om wordt gegaan met privacy en gegevens van cliënten zoals die worden verzameld, bewaard en gedeeld.
Gegevens verzamelen
Om uit iemands naam te kunnen handelen en goed op te kunnen komen voor persoonlijke belangen, is het nodig om veel van cliënten te weten. Daarvoor wordt informatie verzameld zoals naam, adres, woonplaats, geboorteplaats, woonhistorie, opleiding, gezinssamenstelling, financiële problematiek, bsn-nummer, bankrekeningnummer, schulden, werkhistorie, etc. In het geval van mentorschap wordt ook informatie verzameld over gezondheid, lichamelijke- of psychische klachten, medicijngebruik, etc.
Bewaren van de informatie
Veel van de verzamelde informatie is vertrouwelijk en daar wordt dan ook zeer zorgvuldig mee omgegaan. Alle computers waarop gegevens worden verwerkt zijn beveiligd met een wachtwoord, virusscanner en firewall. Daarnaast wordt gebruik gemaakt van de meest actuele besturingssystemen. Het gebouw waarin de computers staan, is beveiligd met een elektronisch inbraaksysteem. Hagemeier Bewind en Mentorschap is voortdurend bezig om te bekijken of gegevens nóg beter beschermd kunnen worden. Als er aanwijzingen zijn dat anderen zonder toestemming over persoonlijke gegevens hebben kunnen beschikken, dan zullen cliënten direct worden geïnformeerd.
Delen van informatie met anderen
Gegevens worden nooit zonder toestemming met anderen gedeeld. Om het werk goed te kunnen doen is er echter geen ontkomen aan om noodzakelijke persoonlijke informatie aan derden te verstrekken. De rechtbank, uitkeringsinstanties, werkgevers, belastingdienst, schuldeisers, gemeenten, gerechtsdeurwaarders, incassobureaus, schuldhulpverleners, zorgverleners etc. hebben vaak informatie over cliënten en hun omstandigheden nodig. Vanzelfsprekend is Hagemeier Bewind & Mentorschap zeer terughouden met het verstrekken van de informatie en geeft alleen informatie waar dit noodzakelijk is. Door het ondertekenen van een document wordt door een cliënt aan Hagemeier Bewind & Mentorschap toestemming gegeven, om informatie met anderen te delen voor zover dat nodig is voor een goede uitoefening van de werkzaamheden en het behartigen van belangen.
Inzage, correctie en verwijdering
Vanzelfsprekend hebben cliënten recht op inzage en het recht op correctie. Waar de wet en regelgeving dit niet verbiedt, kunnen op verzoek ook gegevens verwijderd laten worden. Gegevens worden niet langer dan nodig is bewaard.
Klachten
Hagemeier Bewind & Mentorschap gaat zeer zorgvuldig met informatie om. Mocht er tóch sprake zijn van een klacht over de wijze waarop met persoonlijke gegevens is omgegaan, dan kan hier altijd direct over worden gesproken met eigenaar Marian Hagemeier. Mocht dat niet tot een oplossing leiden, kan een klacht in worden gediend bij de rechtbank. De indiener krijgt hierop zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen vier weken na indiening, een inhoudelijke reactie.
